O Brasil tem fama de país burocrático, difícil para pagar impostos. Aos poucos, porém, o governo vem simplificando processos para as empresas. Entender o que é Sped é parte disso: ele já ajuda empresas em todo o país e facilita a vida de muitos donos de pequenas e microempresas.
Neste artigo você vai ver o que é esse sistema, de onde ele veio, quem o usa, como funciona o envio e quais erros aparecem com mais frequência.
O que é Sped
Sped é a sigla de Sistema Público de Escrituração Digital. Em resumo, ele permite a escrituração fiscal e contábil em meio digital para todas as empresas, inclusive as isentas e imunes.
Para isso, o sistema valida, recebe, armazena e autentica documentos, livros e demais informações. Além disso, ele integra os documentos fiscais das esferas estadual, federal e municipal. Por isso, tudo o que a empresa escritura precisa seguir a legislação tributária.
A origem do sistema
O Sped nasceu de uma ação do governo dentro do PAC (Programa de Aceleração do Crescimento), com a meta de descomplicar o pagamento das contribuições.
A origem legal está na Lei 9.989/2000, o Plano Plurianual, que já previa a modernização das administrações aduaneiras e tributárias. Ao mesmo tempo, o projeto se apoiou na transformação digital que a sociedade vivia.
Vale um detalhe importante. O decreto que instituiu o sistema diz, no § 2º do artigo 2º, que as organizações, com ou sem fins lucrativos, continuam obrigadas a guardar os documentos que sustentam a escrituração, pelos prazos da legislação. Ou seja, o digital não dispensa a guarda.
Quem usa o Sped
A mesma norma relaciona os usuários do sistema:
- a Receita Federal;
- as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, mediante convênio com a Receita Federal;
- os órgãos e entidades da administração pública federal que normatizam, regulam, controlam e fiscalizam empresários e pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas.
O compartilhamento de informações entre os níveis do Fisco começou com a Emenda Constitucional nº 42, de 2003. Desde então, o foco do sistema é tornar a relação entre Fisco e contribuinte mais eficaz.
Dessa forma, caem o custo e o tempo para cumprir as obrigações acessórias, que passam a ser entregues em formato digital. Afinal, a intenção é melhorar o ambiente de negócios e reduzir a burocracia que trava o crescimento, o chamado Custo Brasil.
Objetivos e premissas do Sped
No portal oficial você encontra todas as informações do projeto. Entre os objetivos específicos, estão:
- integrar os Fiscos, com padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais;
- racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias, com transmissão única para diferentes órgãos fiscalizadores;
- identificar ilícitos tributários mais rápido, com melhor controle dos processos, acesso ágil às informações, cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
Já entre as premissas, o portal lista, por exemplo: propiciar um melhor ambiente de negócios; eliminar a concorrência desleal; dar validade jurídica ao documento eletrônico; usar a certificação digital padrão ICP-Brasil; manter com o contribuinte a guarda dos arquivos; reduzir custos; interferir o mínimo possível no ambiente da empresa; e disponibilizar aplicativos para emissão e transmissão da escrituração e da NF-e, de uso opcional pelo contribuinte.
Benefícios no varejo
O varejo vende mercadorias ao consumidor final e é um dos segmentos mais importantes da economia. Em 2016, por exemplo, ele respondeu por 20,84% do PIB do país.
Nesse mercado, a escrituração digital traz benefícios claros:
- domínio e uniformização das informações;
- racionalização dos gastos;
- redução de erros involuntários;
- possibilidade de integração com as empresas da cadeia de suprimentos.
Como enviar o Sped
A empresa envia a escrituração como um arquivo digital, que passa pelo Programa Validador e Assinador (PVA), disponibilizado pelo próprio projeto. Depois da validação, ela assina o arquivo com um certificado digital A1 ou A3, emitido por uma entidade credenciada.
Para baixar o programa, acesse a página de downloads no site da Receita Federal, que oferece versões para Windows e Linux.
Os erros mais comuns
O sistema é bastante detalhado, então o preenchimento pede cuidado. Mesmo assim, alguns erros se repetem. Segundo o próprio portal, os mais frequentes são:
- campos obrigatórios em branco;
- contador cadastrado que não responde pelo período da apuração;
- regime de apuração de PIS/Cofins sem ajuste nas configurações da empresa;
- apuração do IRPJ sem ajuste nas configurações da empresa;
- código do Banco Central ausente no cadastro de países;
- código do IBGE ausente nos parâmetros da cidade;
- CST com equívocos;
- número da nota na chave de acesso diferente do informado no campo da nota de entrada;
- nota de entrada com situação tributária inválida;
- combinação CFOP e CST inválida.
O que é Sped na prática da sua empresa
Agora você sabe como o sistema funciona e por que ele reduz o custo da conformidade tributária com o avanço da tecnologia. Continue acompanhando o blog, porque sempre trazemos novidades sobre o tema.
No Strategix, este trabalho é feito pelo Módulo de Contabilidade, integrado aos demais módulos do ERP sobre a mesma base de dados.