Se você quer entender o que é um ERP, comece pela definição. ERP (Enterprise Resource Planning) é o sistema que integra as áreas de uma empresa numa única base de dados: compras, estoque, financeiro, vendas, produção e contabilidade. Assim, cada informação entra uma só vez e fica disponível para todos os setores.
Neste artigo você vai ver a história desse tipo de software, onde ele se aplica, os ganhos que ele traz e, por fim, os desafios da implantação.
O que é um ERP, afinal
De forma geral, trata-se de um software de automação empresarial que gerencia as operações de uma empresa. Com ele, a organização controla contas, folha de pagamento, estoque, vendas, pedidos, emissão de notas fiscais e uma série de outras rotinas.
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A história desse tipo de sistema
A história é antiga. Os primeiros sistemas do tipo surgiram no fim dos anos 1950, quando novos conceitos de tecnologia e de gestão começaram a se encontrar. Naquela época, eles rodavam em mainframes, o que tornava a automação cara e pouco eficiente.
Em seguida, nos anos 1970, veio a segunda geração: os MRPs, sistemas de planejamento de necessidades de materiais. Eles funcionavam como um conjunto de programas que conversavam entre si, planejavam o uso de insumos e apoiavam tarefas administrativas.
Depois, nos anos 1980, com as redes de computadores ligadas a servidores, chegou o MRP II, que passou a controlar também mão de obra e maquinário. No entanto, o conceito de ERP só ganhou visibilidade nos anos 1990, graças à evolução das redes e da arquitetura cliente-servidor.
Onde o ERP se aplica
Uma dúvida comum é sobre a aplicabilidade. Hoje, esse software atua tanto no nível operacional quanto no estratégico.
No operacional, ele emite notas e boletos, controla entradas e saídas e envia orçamentos. Já no estratégico, ele define níveis de estoque, gerencia a equipe de vendas, cuida da administração financeira e fiscal e, além disso, gera relatórios.
Por que usar um ERP
O sistema padroniza um único aplicativo para gerenciar o negócio inteiro. Isso aumenta a eficiência e, consequentemente, tende a reduzir os custos operacionais. Veja, então, alguns motivos para adotá-lo:
- Melhor comunicação: o trabalho passa a seguir um fluxo automatizado e, assim, vários setores acessam a mesma informação ao mesmo tempo.
- Menos custo: o sistema coleta dados em tempo real, o que acelera os processos e, portanto, barateia a operação.
- Acesso simples à informação: em empresas grandes, achar um dado costuma ser difícil. Com uma base integrada e controle de acesso, isso deixa de ser problema.
- Apoio à decisão: um bom sistema mostra os indicadores mais importantes em gráficos e, dessa forma, o gestor acompanha o desempenho na própria tela.
- Capital de giro otimizado: com controle fino do estoque, o empresário conhece o nível necessário de cada item. Assim, ele imobiliza menos dinheiro sem perder segurança na operação.
Para uma visão de mercado sobre o conceito, vale consultar também a definição da Gartner.
Os desafios da implantação
Apesar de tantos pontos positivos, a implantação também traz dificuldades, e elas costumam envolver pessoas.
O primeiro desafio é atender às expectativas do cliente. Para isso, é preciso alinhar três coisas: a técnica, o conhecimento da empresa levantado nos requisitos e uma boa comunicação entre as equipes. Sem esse alinhamento, dificilmente o software entrega o que o cliente esperava.
O segundo desafio é a resistência dos usuários. Muitas vezes eles veem o sistema com desconfiança, por medo de perder o emprego para a automação.
O que é um ERP para a sua empresa
Diante de tudo isso, fica clara a importância de um sistema de gestão integrado para administrar melhor uma organização. Mesmo com as dificuldades de implantação, adotar um ERP é hoje essencial para a vida competitiva de uma empresa. E a tendência é só crescer: afinal, quanto mais a tecnologia avança, mais funções esses sistemas ganham.
No Strategix, este é o papel do próprio ERP Strategix: módulos integrados sobre a mesma base de dados.